Privacyverklaring Autobedrijf Walter van Broekhoven V.O.F.

Autobedrijf Walter van Broekhoven V.O.F. vindt de bescherming van persoonsgegevens heel belangrijk. Daarom verwerken wij uw gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en volgens de richtlijnen van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg), ook wel General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd. Deze wet wordt vanaf 25 mei 2018 gehandhaafd. In deze privacyverklaring kunt u hierover meer lezen.

Wij zijn wij:
Autobedrijf Walter van Broekhoven V.O.F. is in 1977 in Utrecht opgericht en van oudsher gespecialiseerd in Citroën. In de loop der jaren kwamen daar Peugeot en Volkswagen bij. Inmiddels zijn we uitgegroeid tot een serieus bedrijf waar vier mensen fulltime werken. De informele sfeer is echter behouden. Het contact met de klant is erg belangrijk voor ons.
Onze 1ste monteurs blijven up-to-date door het volgen van alle vereiste cursussen. Dit is hard nodig gezien de razendsnelle ontwikkelingen in de autowereld. Ook zijn wij een “erkend leerbedrijf”. We vinden het belangrijk dat leerlingen de kans krijgen ervaring op te doen waardoor ze beter opgeleid worden.

Wat is een persoonsgegeven
Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. U kunt hierbij denken aan uw naam en adres, maar ook gegevens als uw kenteken of het chassisnummer van uw auto zijn persoonsgegevens, omdat wij ze kunnen herleiden naar u als persoon.

Grondslag van de verwerking
De Algemene verordening gegevensbescherming geeft in artikel 6 aan dat er een grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens moet zijn. Zonder grondslag mogen er geen persoonsgegevens verwerkt worden. De Algemene verordening gegevensbescherming kent de volgende grondslagen:
• De uitvoering van een overeenkomst
• Een wettelijke verplichting
• Een gerechtvaardigd belang
• Toestemming
• Vitaal belang
• Vervulling van taak van algemeen belang/openbaar gezag

Bij een overeenkomst is de vastlegging van persoonsgegevens toegestaan indien er sprake is van o.a. een proefrit, een offerte aanvraag, de koop of het onderhoud van een voertuig, de bestelling van onderdelen, het uitvoeren van garantiewerkzaamheden, het afhandelen van schade of het wisselen van winter/zomerbanden.

Onder een wettelijke verplichting valt bijvoorbeeld de tenaamstelling van een voertuig, de verplichting om technische terugroepacties te melden of de financiële bewaarplicht van facturen van 7 jaar.

Bij een gerechtvaardigd belang kunnen we denken aan direct marketing, enquêtes en reclame, maar ook aan cameratoezicht (diefstalpreventie).

Toestemming wordt gehanteerd indien er geen andere rechtsgrond van toepassing is.

De verwerking van persoonsgegevens bij vitaal belang speelt wanneer er een ernstig gevaar is voor de gezondheid van de klant, personeel of van derden.

De vervulling van een taak van algemeen belang (bijvoorbeeld volksgezondheid of sociale bescherming) of de uitoefening van openbaar gezag (overheidsinstanties of overheidsorganen) is op ons niet van toepassing.

Doel en persoonsgegevens
De Algemene verordening gegevensbescherming geeft in artikel 5.1.b aan dat er een doel moet zijn om persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken.
Er zijn verschillende doelen waarvoor wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken. Dit zijn onder andere:
• U maakt een proefrit bij ons of huurt een voertuig bij ons (grondslag overeenkomst).
• U laat een offerte voor de aanschaf van een voertuig maken (grondslag overeenkomst).
• U koopt een voertuig bij ons (grondslag overeenkomst).
• U laat een voertuig door ons onderhouden (grondslag overeenkomst).
• U laat schade aan uw voertuig herstellen (grondslag overeenkomst).
• U bestelt onderdelen bij ons (grondslag overeenkomst).
• U laat winter- en zomerbanden wisselen bij ons (grondslag overeenkomst).
• U neemt deel aan een enquête over onze dienstverlening (grondslag gerechtvaardigd belang)
• U wilt informatie over onze diensten en producten (grondslag gerechtvaardigd belang).
• U wilt onze nieuwsbrief ontvangen (grondslag gerechtvaardigd belang).
• U wilt uitgenodigd worden voor events (grondslag gerechtvaardigd belang).

Wanneer u een overeenkomst met ons heeft of nog in de offerte-fase zit, dan kunnen wij u vanuit ons gerechtvaardigd belang informatie over onze producten en diensten of nieuwsbrieven versturen. Tevens mogen wij u uitnodigen voor events, waarbij wij op basis van gerichte informatie die u ons heeft gegeven het passende event voor u kiezen. Indien u deze informatie niet wilt ontvangen, dan kunt u hiervoor bezwaar bij ons indienen (zie Recht van bezwaar).
Wanneer wij geen overeenkomst met u hebben, dan mogen wij u alleen op basis van toestemming informatie over onze producten of diensten of een nieuwsbrief toesturen. Tevens nodigen wij u alleen op basis van toestemming voor events uit. Indien u dit niet wilt, dan kunt u te allen tijde uw toestemming intrekken (zie toestemming intrekken).

Welke persoonsgegevens
De volgende categorieën van persoonsgegevens worden van u vastgelegd:
• Contactgegevens: Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres.
• Contractgegevens: klantnummer, betalingsgegevens.
• Transactiegegevens en interactiegegevens: informatie over aankopen van producten en diensten, enquêtes en klanttevredenheidsgegevens.
• Andere persoonlijke gegevens: geboortedatum, geslacht, persoonlijke voorkeuren m.b.t. voertuig of voertuigonderdelen
• Gegevens van voertuigfuncties en –instellingen: informatie over de functies en huidige instellingen van uw voertuig (geïdentificeerd op basis van het voertuigidentificatienummer.

Kopie identiteitsbewijs
Soms is het noodzakelijk dat wij een kopie identiteitsbewijs aan u vragen. Hierbij hanteren wij de volgende afspraken:
• T.b.v. een proefrit of inzet van vervangend vervoer zullen wij u om een kopie van uw rijbewijs vragen. Deze kopie bewaren wij gedurende de proefrit of de inzet van vervangend vervoer. Na afloop geven wij u de kopie terug of vernietigen wij deze.
• T.b.v. de tenaamstelling van een voertuig mogen wij u om uw identiteitsbewijs vragen. Wij controleren deze en zullen wij een kopie maken. Zonder inzage in uw identiteitsbewijs, kunnen wij het voertuig niet tenaamstellen. Na tenaamstelling en aflevering van de voertuig geven wij u de kopie terug of vernietigen wij deze.
• T.b.v. wettelijke bepalingen, zoals onder andere de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), kunnen wij genoodzaakt zijn een kopie van uw identiteitsbewijs te maken en deze gedurende de wettelijke termijn te bewaren.

Cameratoezicht
Onze vestiging is voorzien van camera’s. Wij vinden dit belangrijk voor de veiligheid van u en uw voertuig, onze medewerkers en onze voertuigen. De camerabeelden worden na 14 dagen verwijderd. We bewaren de camerabeelden langer als deze nodig zijn voor bijvoorbeeld een politieonderzoek na een diefstal of een ander incident.

Gegevens over uw voertuig
Wij slaan de volgende gegevens over uw voertuig op:
• Kenteken
• Chassisnummer
• Merk en model
• Opties en accessoires
• Onderhoudshistorie
• Eigendomshistorie (tenaamstelling)

Gegevens in uw voertuig
In uw voertuig zijn ook gegevens aanwezig. Hieronder vindt u de categorieën van deze gegevens, met daarna een niet uitputtende beschrijving per categorie.
• Operationele voertuiggegevens
• Functies met betrekking tot comfort en infotainment
• Smartphone-integratie, bijvoorbeeld Apple Carplay
• Online diensten
• Diensten van derden

Operationele voertuiggegevens
Deze gegevens bestaan onder andere uit maar niet gelimiteerd tot:
• Bedieningsunitgegevens
Deze gegevens worden verwerkt voor de werking van het voertuig en omvatten o.a.:
– voertuigspecifieke gegevens (zoals snelheid, vertraging, dwarsversnelling, wielsnelheid, veiligheidsgordelwaarschuwing);
– omgevingsomstandigheden (zoals temperatuur, regensensor, afstandssensor).
Deze gegevens worden niet buiten bedrijfstijd van het voertuig opgeslagen, maar alleen in het voertuig zelf verwerkt. De bedieningsunits bevatten datageheugens, waaronder de contactsleutel van het voertuig. Deze datageheugens worden geactiveerd om informatie te documenteren met betrekking tot de toestand van het voertuig, de belasting van de onderdelen, onderhoudsvereisten en tijdelijke of permanente technische gebeurtenissen en storingen.

• Afhankelijk van de technische middelen wordt opgeslagen
– Bedrijfstoestanden van systeemonderdelen (vulniveaus, bandenspanning, accustatus).
– Storingen en defecten in belangrijke systeemonderdelen (remmen, licht).
– Reacties van systemen in bijzondere rijsituaties (activering airbag, activering stabiliteitscontrole).
– Informatie m.b.t. gebeurtenissen die het voertuig schade toebrengen.
– Bij elektrische auto’s: laadtoestand van hoog-voltage-accu, geschatte actieradius.

• Deze gegevens worden in de volgende gevallen opgeslagen:
– in bijzondere situaties, bijvoorbeeld wanneer het voertuig een storing heeft gedetecteerd;
– bij reparaties en onderhoud kunnen de opgeslagen operationele gegevens worden uitgelezen en samen met het chassisnummer worden gebruikt;
– bij garantie en maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking kunnen opgeslagen operationele gegevens ook worden uitgelezen en gebruikt.

In de regel worden deze gegevens uitgelezen door gebruik te maken van de wettelijke voorgeschreven verbinding voor On-Board Diagnosis (OBD) in het voertuig zelf. De uitgelezen operationele gegevens documenteren de technische toestand van het voertuig of van de afzonderlijke onderdelen. Deze gegevens helpen bij diagnose, naleving van garantieverplichtingen en kwaliteitsverbeteringen. Deze informatie en informatie m.b.t. de belasting van onderdelen, technische gebeurtenissen, verkeerde bediening en andere fouten, worden samen met het chassisnummer doorgestuurd naar de betreffende auto-importeur

Autofabrikanten zijn ook aansprakelijk voor hun producten. Hiervoor worden ook de operationele gegevens van de voertuigen gebruikt, bijvoorbeeld voor de terugroepcampagnes. Deze gegevens kunnen ook worden gebruikt om de garantieaanspraken en aanspraken op verbeteringen achteraf van klanten te controleren.

Functiegeheugens in het voertuig kunnen tijdens reparaties of onderhoud op uw verzoek worden gereset.

Functies met betrekking tot comfort en infotainment
U kunt zelf uw instellingen voor comfort en individualisering in het voertuig opslaan en deze altijd weer wijzigen of resetten. Deze instellingen zijn (indien aanwezig):
– instellingen van positie van het stuur en de stoel
– chassis- en klimaatregelingsinstelling
– individualisering zoals binnenverlichting.
Afhankelijk van de mogelijkheden in uw voertuig, kunt u zelf de volgende gegevens invoeren in de infotainmentfuncties:
– multimediagegevens (muziek, films, foto’s in geïntegreerd multimediasysteem);
– adresboekgegevens (geïntegreerd handsfree systeem of geïntegreerd navigatiesysteem);
– ingevoerde navigatiebestemmingen;
– gegevens m.b.t. gebruik van internetdiensten.
De gegevens m.b.t. comfort en infotainment kunnen lokaal worden opgeslagen in het voertuig of staan op het apparaat dat u hebt aangesloten (smartphone, USB-stick, MP3 speler). U kunt deze gegevens op ieder moment zelf verwijderen.
Deze gegevens kunnen ook van het voertuig worden doorgestuurd. Dit gebeurt uitsluitend op uw verzoek en met name bij het gebruik van online diensten overeenkomstig de door u gekozen instellingen.

Smartphone-integratie (bijv. Apple Carplay)
Het is mogelijk om uw smartphone of andere mobiele apparaten aan te sluiten op het voertuig (indien uw voertuig is voorzien van bijbehorende apparatuur). U kunt deze apparaten dan bedienen met de bedieningselementen die in het voertuig geïntegreerd zijn. Hiermee kunnen afbeeldingen en geluid van de smartphone worden weergegeven via het multimediasysteem.
Daarnaast worden er ook gegevens van het voertuig naar uw smartphone gestuurd. Afhankelijk van het soort integratie kunnen dit bijvoorbeeld positiegegevens, dag/nacht-modus en andere algemene voertuiggegevens zijn. Indien uw voertuig over de functie Smartphone integratie beschikt kunt umeer informatie vinden in de sectie “Infotainmentsystemen” van het handboek van uw voertuig.
Door integratie kunnen geselecteerde apps van de smartphone, zoals navigatie of afspelen van muziek, worden gebruikt. Er is verder geen interactie tussen smartphone en voertuig, met name geen actieve toegang tot de voertuiggegevens. De manier waarop andere gegevens worden verwerkt, wordt bepaald door de aanbieder van elke app die wordt gebruikt. Of u instellingen kunt kiezen en zo ja, welke instellingen u kunt kiezen, hangt af van de desbetreffende app en het desbetreffende besturingssysteem van uw smartphone.

Online diensten
Als uw voertuig verbinding heeft met een mobiel telefoonnetwerk, dan kunnen met deze verbinding gegevens worden uitgewisseld tussen uw voertuig en andere systemen. De verbinding met het mobiele telefoonnetwerk wordt mogelijk gemaakt door de eigen zender en ontvanger van het voertuig of het mobiele apparaat (zoals een smartphone) dat u meeneemt in het voertuig. Over dit mobiele telefoonnetwerk kunnen online functies worden gebruikt. Dit omvat online diensten en applicaties/apps die worden geleverd door de fabrikant of andere aanbieders.

Diensten van derden
Als u diensten van andere aanbieders (derden) gebruikt, dan vallen deze diensten onder de verantwoordelijkheid van deze aanbieder en zijn deze onderworpen aan de voorwaarden voor gegevensbescherming en gebruiksvoorwaarden van deze aanbieder. Wij hebben geen invloed op de via deze dienst uitgewisselde inhoud.
Wij raden u daarom aan informatie te verkrijgen van deze derde dienstverlener met betrekking tot de aard, het toepassingsgebied en het doel van de verzameling en het gebruik van persoonsgegevens in het kader van de diensten van deze derden.

Ontvangers en categorieën van ontvangers
Dit zijn partijen die persoonsgegevens van ons krijgen. U kunt hierbij denken aan de Belastingdienst , Politie en Rijksdienst Wegverkeer (RDW).

Beveiligingsmaatregelen
Wanneer wij uw gegevens verwerken, dan maken wij altijd gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen.

Derde landen of internationale organisaties
Bij voorkeur worden uw persoonsgegevens binnen de Europese Unie (EU) verwerkt.
Wanneer gegevens buiten de EU worden verwerkt, dan gebruiken wij standaardcontracten én passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen dat uw gegevens op hetzelfde niveau van gegevensbescherming worden verwerkt als binnen de EU.
Ook zijn er landen buiten de EU, zoals bijvoorbeeld Zwitserland waarbij de EU heeft vastgesteld dat het niveau van gegevensbescherming gelijk is aan dat van de EU (adequaatheidsbesluit). Voor deze landen zijn dan geen speciale contracten nodig.

Bewaartermijn persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan de wettelijke of fiscale bewaartermijn. De fiscale bewaartermijn is 7 jaar. Indien er geen wettelijke bewaartermijn is, dan hanteren wij een bewaartermijn tot maximaal 5 jaar na laatste contact- of voertuigdatum.

Cookies
Wij maken op onze website geen gebruik van cookies

Uw rechten als klant
Wanneer er persoonsgegevens van u verwerkt worden heeft u ook rechten volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het gaat om de volgende rechten:

• Recht op informatie:
Op het moment dat wij uw persoonsgegevens verzamelen zijn wij verplicht u te laten weten wie wij zijn, welke gegevens wij van uw verwerken, met welk doel wij deze gegevens verwerken, aan wie wij de gegevens verstrekken, hoe lang we de gegevens bewaren, hoe we de gegevens beveiligen en welke rechten u heeft. Dit doen wij met deze privacyverklaring.

• Recht op inzage:
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien. Het gaat hierbij om de volgende gegevens: de persoonsgegevens die wij van u verwerken, met welk doel wij deze verwerken, aan wie wij de gegevens hebben verstrekt, van wie we de gegevens hebben gekregen en hoe lang we de gegevens bewaren. De inzage krijgt u door mee te kijken in onze systemen of door een overzicht van ons te ontvangen.

• Recht op rectificatie:
Wanneer wij niet correcte of niet volledige gegevens van u hebben, heeft u het recht deze te laten corrigeren. Wij zullen deze gegevens aanpassen en de correcties ook doorgeven aan derde partijen die uw gegevens hebben.

• Recht op vergetelheid:
Wij zijn verplicht uw persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te wissen onder andere wanneer:
- uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;
- u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking bestaat;
- u bezwaar maakt tegen de verwerking;
- uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn.

• Recht van bezwaar:
U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij de gegevens verwerken op grond van ‘gerechtvaardigd belang’ of wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing. In het laatste geval zullen wij de direct marketing onmiddellijk stop zetten. In alle andere gevallen zullen wij eerst een belangenafweging maken.

• Recht van beperking:
U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk stop te zetten wanneer:
u de juistheid van uw gegevens ter discussie stelt
de verwerking onrechtmatig is;
wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u wilt ze voor een rechtsvordering;
u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking en dit verzoek nog in behandeling is.

• Recht op dataportabiliteit:
U heeft het recht om uw gegevens in een digitaal bestand van ons te krijgen als u daar om vraagt. Dit geldt alleen voor de gegevens die wij van u verwerken met de grondslag overeenkomst of toestemming.

• Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming / profiling.
Bij dit recht kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de automatische weigering van een online ingediende kredietaanvraag of aan de verwerking van sollicitaties via internet zonder menselijke tussenkomst. In drie gevallen is geautomatiseerde individuele besluitvorming wel mogelijk:
a. het is noodzakelijk voor de totstandkoming of de uitvoering van een overeenkomst;
b. het is toegestaan bij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling;
c. het berust op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Voor alle bovengenoemde rechten geldt dat we moeten kunnen vaststellen dat het verzoek daadwerkelijk van u komt. Dit kan betekenen dat wij u vragen om naar onze vestiging te komen om u te legitimeren. Dit doen wij omdat wij natuurlijk niet willen dat uw gegevens in de handen van een onbevoegde persoon vallen.
U kunt het verzoek tot bovengenoemde rechten indienen via: walter@van-broekhoven.nl.

Wij zullen u een (schriftelijke) bevestiging geven van uw verzoek. Wij zullen binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Wanneer wij meer tijd nodig hebben, zullen wij u dit binnen 30 dagen laten weten. De termijn waarin wij aan uw verzoek moeten voldoen, kan met maximaal 2 maanden worden verlengd.
Wanneer wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen, zullen wij u dit met een schriftelijke motivatie laten weten.

Toestemming intrekken
Wanneer wij uw gegevens verwerken op de grondslag “Toestemming”, dan kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.
U kunt dit kenbaar maken op walter@van-broekhoven.nl.

Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Dit betekent dat alle verwerkingen van persoonsgegevens die wij eerder op basis van toestemming hebben uitgevoerd rechtmatig blijven.
Wanneer u uw toestemming intrekt, zal de verwerking door ons worden gestaakt, tenzij deze wegens een wettelijke verplichting noodzakelijk is.

Klacht indienen
Als u vragen heeft of een klacht wilt indienen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u eerst contact met ons opnemen. U kunt dit doen via walter@van-broekhoven.nl.
Wanneer uw vraag of klacht niet correct door ons wordt afgehandeld, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. U zult, indien noodzakelijk, op de hoogte worden gebracht van een wijziging. In deze verklaring wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven. Eerdere versies zijn op te vragen via walter@van-broekhoven.nl.
Datum plaatsing privacyverklaring: 15 juni 2018
Versie: 0.1